Comment optimiser le suivi de ses factures ?

Comment optimiser le suivi de ses factures ?

La création d’entreprise a la cote dans l’Hexagone. Il suffit de voir les chiffres liés aux nouvelles créations d’entreprises en France sur les cinq dernières années pour comprendre que le phénomène ne compte pas s’arrêter. Néanmoins, créer son entreprise exige certaines obligations. On pense notamment au volet fiscal ou à la comptabilité. Dans certains cas, la gestion des factures peut vite tourner au casse-tête. Sauf si l’on utilise les bonnes pratiques. Zoom sur les solutions qui font la différence en 2022 pour assurer le suivi de ses factures.

Des solutions innovantes

En posant la question aux principaux responsables de facturation, on s’aperçoit très vite que la gestion manuelle des factures est chronophage. Longue et fastidieuse, cette gestion comportait un lot d’erreurs assez conséquent. Si l’on ajoute les difficultés chroniques pour retrouver l’historique de facturation ou tout simplement une facture en détail, on n’est pas loin de l’usine à gaz. Voilà pourquoi le workflow a fait son apparition dans le monde de l’entreprise. Grâce à de nouvelles solutions innovantes, les délais de recherche sont raccourcis et surtout les factures sont pré-comptabilisées. On vous suggère de visiter le site web d’un professionnel pour en savoir plus

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Faire appel à des experts

Évident et logique pour certains, on préfère le mentionner avant que vous ne débutiez vos recherches. Pour optimiser vos chances de réussite, il est primordial de faire appel à des professionnels certifiés et bien référencés. Outre le savoir-faire, ce sont les outils mis au service des clients qui fait pencher la balance. Malgré certains clichés, il n’est pas obligatoire d’avoir un budget conséquent pour solliciter ce type de pro. Penchez-vous sur les tarifs pratiqués, vous constaterez que ce marché est en pleine évolution. Résultat, les prix sont à la baisse. Un dernier point positif qui pourrait bien faire réfléchir plus d’un chef d’entreprise français.

Automatiser le processus de facturation

Pour optimiser le suivi de vos factures, il est primordial d’automatiser le processus. Cette méthode permet effectivement de gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité du travail effectué.

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• Le logiciel de facturation, qui permet une gestion complète des factures et leur suivi grâce à une interface intuitive et facilement accessible. Les erreurs sont réduites au minimum grâce à l’utilisation d’un système automatisé.
• L’intégration avec un ERP, pour une gestion centralisée et efficace du cycle complet de la comptabilité fournisseurs. Les traitements manuels sont ainsi évités, ce qui limite les risques d’erreurs ou d’omissions.
• L’e-facture ou Facture électronique. Cette dernière option fait partie des méthodes les plus innovantes aujourd’hui : elle permet aux entreprises d’émettre leurs factures directement sous format numérique afin qu’elles soient traitées par les machines. Contrôlant l’intégralité du processus, on évite alors toutes formules erronées ou autres complications liées aux traitements complexes que peuvent rencontrer des logiciels classiques.

Afin d’améliorer la gestion quotidienne de votre entreprise, vous ne devez pas négliger la question cruciale du traitement des facturations. En investissant dans un outil performant et technologiquement avancé, tel qu’un logiciel certifié ou encore un dispositif intégré dans son ERP, vous optimiserez votre efficacité en conséquence. L’automatisation de vos factures peut ainsi être une solution judicieuse et économique pour améliorer les performances de votre entreprise.

Mettre en place un système de relance efficace

Au-delà de l’automatisation de la gestion des factures, vous devez mettre en place un système efficace pour relancer les clients qui tardent à régler leurs dettes. Effectivement, il arrive souvent que certains d’entre eux oublient ou négligent le paiement de leurs factures, ce qui peut entraîner une perte financière importante pour votre entreprise.

Voici quelques astuces simples pour optimiser vos relances :
• Prévenir avant qu’il ne soit trop tard : dès que vous constatez un retard de paiement, contactez rapidement votre client par téléphone ou par e-mail afin de lui rappeler son engagement.
• Fixer des échéances claires et précises : veillez à mentionner dans vos conditions générales de vente les délais impartis pour le règlement des factures ainsi que les pénalités encourues en cas de non-paiement dans les temps impartis.
• Être ferme sans être agressif : restez courtois mais ferme lorsque vous dialoguez avec votre client. Vous devez être respectueux tout en exprimant clairement vos attentes quant aux délais et modalités du règlement.
• Utiliser des outils automatisés : certains logiciels permettent aujourd’hui une relance automatique grâce à l’intégration d’un module spécifique. Vous pouvez aussi programmer l’envoi automatisé d’e-mails rappelant aux clients leur dette impayée.

N’hésitez pas à faire appel à un service spécialisé dans la gestion du recouvrement si vous rencontrez régulièrement des difficultés dans ce domaine. Ces professionnels disposent effectivement du savoir-faire et des compétences nécessaires pour relancer les clients en souffrance, tout en respectant les règles légales encadrant la procédure de recouvrement.

Mettre en place un système efficace de relance est une étape cruciale dans la gestion optimale du suivi des factures. En adoptant une approche proactive et méthodique, vous limiterez le risque d’impayés tout en améliorant l’image et la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients.

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