Bon de réception : comment le faire ? À quoi sert-il ?

Un bon de réception est une forme de reçu ou de documentation généralement remis à un acheteur de fournitures ou de marchandises.  Il sert généralement de preuve d’achat lorsqu’un fournisseur doit commander ou livrer les marchandises à un moment ultérieur. Découvrez-en plus sur son utilité et sur la manière de le fabriquer.

Qu’est-ce qu’un bon de réception ?

Un bon de réception est une reconnaissance écrite du transfert d’un bien de valeur d’une partie à une autre. Outre les reçus que les consommateurs reçoivent généralement de la part des vendeurs et des prestataires de services, des reçus sont également délivrés dans le cadre de transactions interentreprises et de transactions boursières. Par exemple, le titulaire d’un contrat à terme se voit généralement remettre un instrument de livraison, qui fait office de bon de réception dans la mesure où il peut être échangé contre l’actif sous-jacent à l’expiration du contrat à terme.

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En général, il indique :

  • La date et l’heure de l’achat
  • Le nombre d’articles achetés et les prix totaux
  • Le nom et le siège de l’entreprise auprès de laquelle les articles ont été achetés.
  • Toute TVA facturée
  • Le mode de paiement
  • La politique de retour.

Il est généralement fourni au point de vente, sur papier ou sous forme électronique.

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Quand dois-je délivrer un bon de réception ?

Il est conseillé à une entreprise de délivrer une forme de bon de réception à tous ses clients. Celui-ci est fourni chaque fois qu’un client paie des biens ou des services proposés par une entreprise. Un bon de réception peut consister simplement à signer et dater une facture pour montrer qu’elle a été payée.

Un bon de réception est également un document important pour la tenue de vos registres commerciaux et la préparation de vos déclarations fiscales. Il est donc essentiel que vous conserviez des copies de ces documents en lieu sûr.

Objectifs

Le bon de réception a des objectifs tant pour le fournisseur que pour le client. Pour le fournisseur, une copie du bon est normalement laissée avec le stock pour indiquer qu’il a été acheté et payé. Cela permet d’éviter les erreurs de comptage accidentelles des stocks et la vente de stocks vendus à une autre partie. Pour l’acheteur, la pièce justificative est utilisée par la comptabilité pour documenter la dépense. Il est ensuite utilisé pour réconcilier la transaction lorsque les actifs sont reçus. Dans de rares cas d’erreurs, le bon est la preuve de l’achat.

Quelles informations dois-je mettre sur un bon de réception ?

Si vous vendez un produit ou un service, le bon de réception que vous remettez à votre client doit contenir les éléments suivants :

  • Les coordonnées de votre entreprise, notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et/ou l’adresse électronique
  • La date de la transaction indiquant le jour, le mois et l’année
  • Une liste des produits ou services avec une brève description du produit et de la quantité vendue
  • Le montant de la transaction, le montant total étant ventilé pour indiquer le montant net, la TVA (si elle a été ajoutée) et les éventuelles remises
  • Le mode de paiement (espèces, carte de crédit ou de débit, etc.).

Comment puis-je émettre un bon de réception ?

Il existe plusieurs façons d’émettre un bon de réception. Un bon de réception peut être délivré sur papier ou par voie électronique. Il peut être écrit à la main ou dactylographié.

Par voie électronique

De nombreuses petites caisses enregistreuses sont équipées d’une imprimante intégrée pour la production de bons de réception. Elles disposent également d’un logiciel qui vous permet de programmer les taux et les codes d’imposition directement dans la caisse, de sorte que tous les calculs sont effectués automatiquement.

Les reçus numériques sont également une option – cette méthode de fourniture d’un bon de réception est de plus en plus populaire. Une fois produit, le bon de réception est envoyé directement par e-mail au client. Des outils de précomptabilité offrent cette option et sont gratuits à l’essai. C’est un bon choix si vous cherchez à réduire le temps que vous consacrez à l’administration.

Papier

Si vous n’avez pas de logiciel pour produire un reçu numérique, un bon de réception écrit à la main fera tout aussi bien l’affaire. Un livre de reçus peut être acheté facilement dans une papeterie et offre généralement deux copies par réception (une pour le client, l’autre pour vos dossiers). Il existe également de nombreux modèles de bons de réception disponibles en ligne que vous puissiez télécharger ou créer votre propre modèle à partir de zéro, dans Microsoft Word par exemple.

Dois-je conserver une copie de tous les bons de réception ?

Il est conseillé de conserver tous les bons de réception pendant la même durée que les autres documents commerciaux (soit au moins six ans).

Si votre entreprise est enregistrée aux fins de la TVA, vous aurez besoin d’une copie d’un bon de réception valide au moment de demander le remboursement de la TVA.

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