Pour une entreprise, le séminaire est un événement important pour une prise de décision, pour la communication ou encore pour la présentation de nouvelles personnes. Ceci dit, on n’a pas droit de le rater. Pour que le séminaire soit réussi, il faut le préparer bien à l’avance. Voici quand même quelques conseils pour la réussite de cet événement.
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Les participants
Pour commencer, il faut d’abord déterminer les participants à votre séminaire. Qui devront être invités ? Vous aurez sûrement un bon nombre de personnes à inviter, donc on vous conseille de faire une liste. Une fois la date choisie, vous n’oublierez personne pour l’envoi des invitations.
La bonne date
La seconde chose à faire pour l’organisation de ce séminaire est de choisir la date. Il faut trouver la bonne date. Quand on dit « bonne date », on fait référence au jour où la plupart des participants sont libres pour qu’ils puissent être présents à votre séminaire. On oublie donc les week-ends, les dates pendant les périodes de vacances ou de travail intense.
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Les objectifs et les points à aborder
Aujourd’hui, vous avez sûrement en tête tous les objectifs et les points à aborder pendant le séminaire à Deauville. Pour ne pas les perdre au fil du temps et des discussions, il est préférable de les lister. Faites de cette liste votre guide le long du séminaire : recentrez le sujet dès que la discussion prend un autre sens. Avec cette liste, vous éviterez de planifier une réunion supplémentaire ou un autre séminaire.
Qu’en est-il du budget ?
L’entreprise devrait déjà avoir un budget si elle organise des séminaires régulièrement. Cependant, pour déterminer ce budget, il est préférable de se pencher aux postes de dépenses pour l’organisation du séminaire. Renseignez-vous sur le prix de la location d’espace, la prestation du traiteur ainsi que le tarif des autres prestations. Si le budget final pour l’organisation dépasse le budget prédéfini, essayez de négocier avec le responsable pour avoir quelques centaines d’euros en plus. Le but est d’avoir un événement réussi, donc il ne devrait pas être fermé à cette négociation.
Le lieu
Si vous avez repéré sur la toile un lieu qui peut être adapté à votre séminaire d’entreprise, ne vous précipitez pas à réserver le lieu. Il est recommandé de se rendre sur les lieux pour faire un repérage. Si l’endroit est difficile d’accès, il faudra l’oublier. Vous pourrez ainsi mieux visualiser l’endroit et vérifiez les équipements et les structures qu’on met à votre disposition.
Le jour J, vous qui êtes organisateur, devrez arriver à l’avance sur les lieux. Même si vos collaborateurs disent que tout est en place, un dernier contrôle ne serait pas de trop pour vous assurer de la réussite de votre événement. Pour cette vérification, passez tout au peigne fin : le fonctionnement des appareils techniques, votre discours, l’emplacement des participants … Après ce séminaire, il est aussi d’usage d’envoyer un compte rendu aux participants, donc n’oubliez pas cette dernière étape post-événement.