Comment créer des notes simples à partager en PDF

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Les notes griffonnées sur un Post-it que l’on colle sur le bureau du collègue ont eu leur heure de gloire, mais elles sont aujourd’hui totalement dépassées. Travail en équipe, collaboration internationale, télétravail et surtout l’avènement du numérique ont relégué les mémos papiers au rang de souvenir.

Aujourd’hui, tout est digital !

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Comment s’adapter et créer des mémos simples à partager avec vos collaborateurs, quel que soit leur — ou votre — lieu de travail ? On vous dit tout.

Qu’est-ce qu’un mémo ?

Le mémo — abréviation de mémorandum —, est une note de travail relative à un problème spécifique. Il doit être concis, court, et facile à lire, tout en incluant les informations essentielles :

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  • Nom de l’envoyeur
  • Nom du ou des destinataire(s)
  • Une date d’envoi, et de résolution
  • Un sujet clair
  • Une explication du problème
  • Un plan d’action et des lignes directrices
  • Des instructions claires

Le tout doit tenir en une quinzaine de lignes (une vingtaine au maximum !) et être bien structuré.

Comment rédiger un mémo ?

Un bon mémo repose sur quelques astuces simples, mais efficaces :

  • Absence de formules de politesse
  • Utilisation de titres en gras
  • Nombreux retours à la ligne pour aérer le texte
  • Liste des points importants

Par ailleurs, il est recommandé d’éviter la grande littérature : mieux vaut des phrases courtes et des mots simples. Marcel Proust, avec ses phrases à rallonge, était un grand écrivain, mais un piètre rédacteur de mémo !

Savoir utiliser les annexes

Un mémo ne doit pas contenir de graphiques, de tableau de bord ou autres plans. Si ceux-ci sont importants pour la résolution du problème, ils doivent être joints en annexes.

Ainsi, le mémo reste concis et facile à lire, mais toutes les informations nécessaires pour avancer sont à portée de main. Il s’agit d’un sacré avantage du numérique sur le Post-it !

Limiter la taille des fichiers

Un mémo en soi ne doit être qu’une simple page de texte qui ne pèse que quelques kilos et peut être téléchargé et ouvert depuis n’importe quel appareil (Smartphone, tablette ou ordinateur), et quelle que soi la qualité de la connexion.

Le problème peut se poser avec les annexes, qui, selon les cas, peuvent rapidement prendre beaucoup de place.

ASTUCE :

La compression des documents PDF permet de réduire leur taille de manière impressionnante. Ainsi, il est possible de réduire de plus de 90 % l’espace occupé en utilisant un bon outil pour comprimer les PDFs.

Comment partager les mémos digitaux ?

Maintenant que vous avez rédigé le mémo parfait, il est temps de le communiquer aux personnes concernées. Vous avez de nombreux canaux à votre disposition :

  • L’e-mail, qui reste le moyen le plus utilisé pour envoyer des documents électroniques
  • Les messageries instantanées, qui ont l’avantage de la rapidité
  • Les différentes solutions de vidéoconférence, qui facilitent ensuite les discussions
  • Les ERP internes, qui proposent souvent la possibilité de transmettre et archiver les mémos

Au final, il est conseillé d’utiliser pour les mémos les canaux de distribution habituels pour partager l’information avec vos équipes. C’est le meilleur moyen pour s’assurer que le message arrive à destination !

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