Avoir un concept révolutionnaire pour un séminaire d’entreprise est une bonne chose, trouver le lieu idéal pour l’accueillir en est une autre. Le choix dépend de différents facteurs, dont le budget et le confort. Voici quelques astuces pour ne pas se fourvoyer dans le choix de la salle.
Plan de l'article
Choisir le lieu du séminaire, une étape cruciale
Le choix du lieu où va se tenir le séminaire est très important. Il n’est pas à prendre à la légère. En effet, un mauvais choix risque de porter préjudice à l’image de l’entreprise. C’est pourquoi, il est fortement conseillé de choisir la configuration de la salle et le cadre selon les objectifs et la nature de l’évènement.
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Par exemple, pour organiser un séminaire de formation, le choix de la salle doit se faire selon le nombre de participants. Il est possible de louer une simple salle de réunion en fonction du nombre d’invités, une salle de conférence dans un hôtel ou un auditorium. Il est également possible d’opter pour un séminaire au vert. Mais pour cela, il faudra opter pour un endroit un peu plus éloigné de la ville. Dans l’idéal, mieux vaut choisir un lieu atypique avec un cadre charmant, qui va garantir une expérience insolite qui permet de se déconnecter du travail.
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Le budget, un point incontournable pour la location de la salle de séminaire
Partout à Nice, on peut trouver des salles de séminaire. Par ailleurs, elles se distinguent par leur prix. Afin de préparer le budget destiné à la location de la salle, il est important de tenir compte et de comparer les différentes formules proposées par les prestataires. Selon le type d’évènement, il est possible de choisir entre une formule « journée d’étude » ou « séminaire résidentiel ».
- La formule « journée d’étude »
Il s’agit de bénéficier d’une journée complète avec un accueil le matin avec un café et un déjeuner. Cette formule dispose d’une forme simplifiée qui se réduit à l’accueil sur une demi-journée. Cette option est l’idéal pour un évènement d’entreprise qui se tient non loin du lieu de travail des invités.
- La formule « séminaire résidentiel »
Cette option est généralement trois fois plus chère que la précédente. En effet, elle comprend la location de la salle de séminaire ainsi que l’hébergement. Elle est alors fortement adaptée aux évènements qui sont organisés loin de la résidence des collaborateurs.
Pour chaque formule, des fourchettes de prix sont proposées par les prestataires. Ces derniers sont libres d’appliquer le tarif qu’ils souhaitent ainsi que de proposer divers services. C’est ainsi que dans les hôtels, l’hébergement peut atteindre les 400 euros alors qu’auprès d’autres prestataires, la facture n’atteint que 200 euros. Tout repose sur les objectifs de l’évènement et de l’entreprise ainsi que des services attendus lors de la location de la salle de séminaire.
Quelques astuces pour aller plus loin
Demander des photos de la salle de séminaire en situation
Tout le monde peut accéder à des photos de salles de séminaire vides. Or, il est difficile de s’y projeter. Il est possible de demander au prestataire de présenter des photos de réunions organisées dans la salle concernée. Dans l’idéal, mieux vaut avoir 3 configurations différentes. Attention, organiser un séminaire est une tâche de haute précision : ne pas viser au plus juste pour éviter d’être serré et ne pas voir trop large non plus pour ne pas donner l’impression de vide.
Présenter le contenu de la réunion au prestataire
Dans l’idéal, mieux vaut présenter le programme au prestataire. Il est possible que le programme indique un chant avant le début de la réunion ou une séance de relaxation. L’aspect insonorisé de la pièce est alors indispensable. De même, il faut qu’elle soit modulable si l’on prévoit de créer des groupes de travail.
Tenir compte de l’aspect climatique
Il est possible que la réunion dure plus de 3 heures. Selon la saison, il est important de prendre en compte du climat et de la météo. En hiver, mieux vaut privilégier les séminaires en salle, tandis qu’en été, sortir au grand air peut s’avérer fort relaxant.