La réussite d’une réunion repose principalement sur sa préparation. Le déroulement et la conduite d’une réunion ne s’improvisent pas, ils s’élaborent. Une réunion doit principalement permettre d’atteindre un objectif, de véhiculer un message, de faire un choix et biens d’autres. Pour espérer atteindre le but pour lequel vous souhaitez organiser une réunion vous devez en amont bien la planifier. Planifier une réunion, c’est avoir une succession d’étapes à respecter. Dans la suite de cet article, vous trouverez quelques conseils et astuces pour bien planifier votre réunion.
Définir l’objectif de la réunion
La toute première étape de l’organisation d’une réunion est la définition de son objectif. Pour bien définir l’objectif, il suffit de vous poser des questions qui feront ressortir la raison de la réunion. Il peut s’agit d’une réunion bilan, de prise de conscience, de remerciement ou autres. Connaitre l’objectif de la réunion vous aide à mieux la préparer, vous pourrez décider en fonction de votre objectif. Vous avez aussi la possibilité de choisir des termes qui illustreront parfaitement la raison de la réunion. Découvrez plus d’infos sur ce site.
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Établir le plan de la réunion
Après avoir défini l’objectif de la réunion, il est temps de chercher à élaborer son plan. Comme son nom l’indique, le plan devra contenir les différents points qui seront évoqués à la réunion. En un mot, il est en quelque sorte le fil conducteur. Le plan de la réunion permet de garder une structure unique et cohérente, aucune chance à l’improvisation. N’oubliez surtout pas de terminer le plan par un point appelé divers qui sera en effet le moment où vous allez aborder des sujets qui n’ont rien à voir avec la réunion, si vous avez des conseils pertinents sur un thème c’est le moment. Vous avez la possibilité à côté du plan, de définir l’heure de début et l’heure de fin de la réunion.
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