Dans le cadre de leurs activités, les entreprises sont souvent appelées à faire des achats. Mais ils peuvent également offrir des services ou des produits en même temps. Précisément, la facturation est au cœur de ces transactions. De plus, des règles strictes régissent l’établissement de ces documents de paiement. Ainsi, quiconque ose les violer serait passible de lourdes sanctions. Afin de vous conformer à la réglementation en vigueur, vous devez, en tant que professionnel, connaître les obligations et les avis obligatoires en matière de facturation. Dans ce contexte, veuillez noter que depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles entrées doivent apparaître sur les factures. Pour plus de lumière sur le sujet, suivez le guide.
Plan de l'article
Facturation, une obligation légale à ne pas négliger
Tout d’abord, il est important de savoir ce qu’est une facture. C’est juste un document officiel détaillant les services et les biens vendus. C’est en effet un document qui prouve qu’une transaction a effectivement eu lieu. La preuve de paiement précise également les conditions dans lesquelles la transaction a eu lieu.
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Tous les services et ventes doivent alors être facturés. Dans tous les cas, l’importance de cette approche réside dans le fait qu’il s’agit d’un processus obligatoire et d’une preuve physique qui atteste de la réalisation réelle d’une vente ou d’un service entre professionnels. Toutefois, si le client est un particulier, une facture sera obligatoire si et seulement si :
- Le client demande d’en établir un,
- Le coût du produit ou du service dépasse 25€ TTC,
- Le service est lié à certains travaux immobiliers.
Notez qu’une facture a plusieurs fonctions : juridique, comptable, fiscale et commerciale. En outre, elle concerne toutes les structures juridiques : société (SA, SAS, SARL…), entreprise individuelle, microentreprise et association.
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Les indications à figurer sur les factures
Tous les détails des conditions de livraison d’un service ou d’une marchandise doivent être inclus sur une facture. Pour qu’une facture soit adressée à se conformer aux exigences légales, il doit être fait en deux exemplaires pour chaque transaction. L’original sera ensuite retourné au client et la copie restera entre les mains du demandeur. Elle sera ensuite délivrée à la fin du service ou au moment de la livraison des marchandises. Quoi qu’il en soit, il doit contenir des informations obligatoires. Ces derniers différeront selon que le client est un professionnel ou un particulier.
Avis obligatoires pour facturer une vente à un particulier
Si la facture est destinée à un particulier, elle doit contenir les indications suivantes :
- le montant à payer ;
- le relevé détaillé en termes de prix et de quantité du produit ou du service ;
- le lieu d’exécution de la vente ou du service ; la
- date d’exécution du service ou de la vente ; le nom du
- client s’il ne s’oppose pas ;
- l’adresse et le nom du client du demandeur ;
- la date d’écriture de la note.
Les indications figurant sur une facture justifiant une transaction entre opérateurs
Les professionnels qui ont demandé un service ou qui ont acheté un produit recevront une facture rédigée en français qui contiendra les mentions obligatoires suivantes :
- la date de délivrance de la facture ;
- le numéro de commande de la facture (notez que chaque facture aura un numéro unique) ;
- la date de la vente ou du service ; l’
- adresse et le nom légal du fournisseur ou du vendeur avec les indications indiquées ;
- le nom et l’adresse de l’acheteur ;
- l’ adresse de livraison (en cas de livraison de marchandises) ;
- la description du service ou du produit ; le
- numéro d’identification TVA (si le montant à payer est supérieur à 150€) ;
- suppléments éventuels (par exemple, frais de livraison ou d’emballage) ;
- déclaration détaillée des prix et des quantités de produits ;
- taux horaire hors taxe des services ou prix hors taxe unité de la produit ;
- tout rabais ou rabais ;
- le taux et le montant de la TVA ;
- le montant exonéré d’impôt ainsi que le montant total de la TVA ;
- la date d’échéance du paiement (en cas de paiement anticipé).
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Les nouvelles entrées obligatoires
Tel que mentionné ci-dessus, à compter du 1er octobre 2019, deux relevés supplémentaires doivent être inclus sur les factures. Si la facturation a été effectuée à un endroit différent de l’adresse de livraison, la facture doit contenir l’adresse de facturation exacte. En revanche, dans le cas où l’acheteur prépare la facture à l’avance, elle doit contenir le numéro de bon de commande.
En outre, la situation du vendeur ou du fournisseur influencera la préparation de la facture. En fait, s’il est membre d’un centre de gestion agréé, la facture qu’il émettra doit contenir les mots « un membre d’une association agréée, le paiement par chèque est accepté ». En outre, en profitant de l’exonération de TVA, il doit indiquer sur la facture : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». Les artisans ou microentrepreneurs exerçant une activité artisanale doivent mentionner dans leurs factures les références de l’assurance professionnelle à laquelle ils ont souscrit. Enfin, si le service a été effectué par un sous-traitant, il n’aura pas à s’inquiéter de la facturation, car il appartient à la société mère de s’en occuper.
Mentions particulières
Les mentions pertinentes seront celles qui indiquent l’identité du vendeur. Ils varient en fonction du statut du fournisseur. L’entrepreneur individuel doit indiquer sur la facture qu’il émettra son nom et son prénom. Ces mentions peuvent même être suivies du nom commercial.
Une entreprise, en revanche, doit préciser par voie d’identification :
- sa dénomination sociale,
- sa forme juridique,
- le montant de son capital,
- son numéro Siren,
- son code NAF.
Les marchands doivent indiquer ce qui suit informations :
- le numéro d’enregistrement dans le registre du commerce ;
- le nom de la ville du registre où ils sont enregistrés.
Enfin, les artisans doivent indiquer dans leur preuve de paiement :
- le numéro du département dans lequel ils sont inscrits ;
- le numéro de leur inscription dans le répertoire des métiers ;
- leur numéro Siren.
Vos obligations en matière de facturation
La première obligation du vendeur ou du fournisseur sera d’émettre une facture chaque fois que le vendeur effectue une vente. Il ne doit pas non plus omettre d’indiquer toutes les inscriptions obligatoires. D’autre part, il devra prêter attention aux détails qui le concernent. En effet, si jamais elle manque de renseignements sur les citations, elle est passible de sanctions. En fait, chaque mention incorrecte ou manquante coûtera 15€ d’amende fiscale. Toutefois, l’amende ne peut excéder un quart du montant de la facture. La période fiscale pour la conservation des factures est fixée à 6 années. Néanmoins, il est fortement recommandé de les stocker pendant 10 ans.
Dans le cas où il s’agit d’une transaction entre professionnels, l’absence de facture sera punie de 75 000€ si le vendeur est une personne physique. D’autre part, une pénalité de 375 000 euros sera imposée aux personnes morales qui n’émettent pas une facture. En cas de récidive dans les deux ans suivant la première peine, le coût de l’amende sera doublé. Ces nouveaux règlements s’appliquent également à compter du 1er octobre 2019.
Comment facturer une devise étrangère ?
Nous en parlons parce qu’il s’agit d’une éventualité. D’autant plus que vous devrez respecter certaines règles si vous voulez facturer une devise étrangère. En effet, votre entreprise située en France peut établir une facture pour matérialiser une transaction en devises étrangères autres que l’euro. Toutefois, cette monnaie étrangère devra être mutable et reconnue internationalement. En outre, vous devez indiquer dans votre facture le taux de change applicable en euros. Cependant, il est à noter que les factures qui intègrent votre système comptable devront contenir des sommes en euros.
Le taux de conversion dépendra de la date à laquelle la TVA est due et du taux de conversion en douane. Ce dernier étant fixé l’avant-dernier mercredi du mois.
Émettre une facture électronique
Vous devrez peut-être également émettre des factures électroniques dans le cadre de vos transactions à distance, l’émission de factures papier étant impossible. Dans ce cas, assurez-vous que vos systèmes de facturation sont compatibles avec les appareils de réception de vos clients. En outre, vous devez vous assurer que le client peut prouver la réception de vos factures. Pour cela, la preuve peut être fournie par e-mail ou par l’envoi d’un lien vers un portail Internet. Dans tous les cas, assurez-vous qu’il s’agit d’un lien sécurisé. Tout comme une facture papier, votre facture électronique doit également contenir des informations obligatoires et spéciales.
Le client peut refuser un facture. Si elle est acceptée, une preuve écrite de cette acceptation doit être établie et officialisée.